Hinweisgebermanagement als Chance
unkomplizierter, individueller & effizienter Schutz des Whistleblowers
und Ihres Unternehmens
Hinweisgebermanagement geht auch unkompliziert – mit hinweisgebermanagement.de
Pflichten für Unternehmen!
Die Vorgaben des kommenden Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) sind umfangreich!
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Wir helfen Ihnen bei der Umsetzung der zahlreichen Anforderungen – unkompliziert, kosteneffizient und unter Beachtung aller rechtlichen Vorschriften!
Was ist ein Hinweisgebermanagement?
My name is Alexa Young
Personen, die regelwidrige Handlungen im Unternehmen melden, nennt man Hinweisgeber (engl. „Whistleblower“). Das können Mitarbeiter sein, aber auch Personen von außerhalb des Unternehmens, etwa Stakeholder, Kunden oder sonstige Dritte.
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Die Meldung von Hinweisen erfolgt in der Regel vertraulich oder anonym über ein digitales Hinweisgebersystem. Ein gutes Hinweisgebersystem erfüllt die rechtlichen Anforderungen an den Datenschutz, stellt einen sicheren Kommunikationsweg für alle Beteiligten dar und gewährleistet die erforderliche compliance-sichere Dokumentation.
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Richtlinien und Regelungen zum Umgang mit Hinweisgebern sorgen dafür, dass Meldungen von Fachleuten bearbeitet und Folgemaßnahmen eingeleitet werden. Der Hinweisgeber wird über den Sachstand informiert und vor Benachteiligungen geschützt.
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Das Unternehmen sorgt durch den richtigen Umgang mit Hinweisgebern dafür, dass es von aufmerksamen Mitarbeitern oder Dritten profitiert, die von Missständen oder Regelverstößen erfahren. Das Unternehmen kann sich so früh selbst um die Aufklärung bemühen, Reputationsrisiken minimieren, finanzielle Schäden vermeiden und Prozesse optimieren.
Warum Sie jetzt reagieren müssen!
Ab voraussichtlich Sommer 2023 tritt das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) als deutsche Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie in Kraft.
Das Gesetz will Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber (Whistleblower) im beruflichen Umfeld künftig umfassender schützen.
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Arbeitgeber und Behörden werden unter Androhung von Sanktionen verpflichtet, die entsprechende Infrastruktur einzurichten und zu betreiben.
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Die Komplexität der Anforderungen stellt besonders kleine und mittelständische Unternehmen vor besondere und neue Herausforderungen.
Ihre Pflichten
Einrichtung einer internen Meldestelle
Ab einer gewissen Unternehmensgröße ist eine Meldestelle einzurichten mit klar definierten und vertraulichen Meldekanälen, über die Hinweisgeber ihre Hinweise abgeben können. Die Mitteilungsempfänger müssen entsprechend aus- oder fortgebildet werden.
Compliance-sichere Dokumentation
Hinweise und deren Behandlung sind zu dokumentieren, die Arbeit hieran nach einem vom Gesetz vorgegebenen Fristenplan zu verfolgen und es ist den Hinweisen nachzugehen. Die Hinweisgeber sind regelmäßig über den Fortgang zu informieren.
Information & Kommunikation
Die Mitarbeiter sind über die Möglichkeiten aus dem Hinweisgeberschutzgesetz zu informieren. Daneben muss durch vertrauensbildende Kommunikation dafür gesorgt werden, dass die Mitarbeiter die interne Meldestelle auch nutzen.
Ihre Chancen
Schutz vor unberechtigten Anschuldigungen
Mit einem guten Whistleblower-Management sorgen Sie dafür, dass Meldungen bei Ihnen ankommen und auch von Ihnen selbst überprüft werden können. Ohne vertrauenswürdiges Meldesystem riskieren Sie, dass die Behauptungen von Missständen ungeprüft an die Öffentlichkeit gelangen.
Bleiben Sie Herr des Verfahrens
Sie behalten die Hoheit darüber, wie ermittelt und wer informiert wird. Während Ermittlungen durch Strafverfolgungsbehörden nur das Ziel haben, den Täter zu überführen, können eigene Ermittlungen gleichzeitig auch zur Prozessoptimierung genutzt werden und den Schaden für das Unternehmen begrenzen.
Kommunikation steuern, Reputationsschäden vorbeugen
Gute Kommunikation, intern wie extern, kann entscheidend zum Erhalt Ihrer guten Reputation beitragen. Überlassen Sie die Kommunikation von Vorfällen nicht dem Zufall – oder der Pressestelle von Polizei oder Staatsanwaltschaft.
WIR BERATEN SIE !
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zur Erfüllung der rechtlichen Anforderungen
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um Haftungsrisiken zu minimieren & Bußgelder zu vermeiden
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um Ihre gute Reputation zu wahren
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bei der Einrichtung relevanter Prozesse
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um Ihr Compliance-Management zu optimieren
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wie Sie Ihre Integrität als attraktiver Arbeitgeber Ihren Mitarbeitern vermitteln
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zur effektiven Steuerung der Kommunikation im Krisenfall
Our Annual
Hinweisgeberschutz bedeutet
Unternehmensschutz
Ein gutes Hinweisgebermanagement stärkt das Vertrauen der Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner in die Integrität Ihres Unternehmens.
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Das Hinweisgebersystem ist dabei die zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter des Unternehmens, Geschäftspartner, Kunden und andere Stakeholder, um Fehlverhalten zu melden.
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Es bietet Unternehmen die Möglichkeit, schnell auf Missstände zu reagieren, Reputationsschäden zu vermeiden und interne Prozesse zu verbessern.
Einrichtung der Meldestelle
In einem gemeinsamen Workshop definieren wir Ihre Anforderungen und treffen Entscheidungen zu Meldekanälen, externen oder internen Mitteilungsempfängern.
Wir richten die Meldekanäle gemeinsam mit Ihnen und den Verantwortlichen im Unternehmen ein.
Bei Bedarf schulen wir die Verantwortlichen im Unternehmen nach den Vorgaben des Gesetzes oder stellen eine externe Person, die diese Aufgaben übernimmt.
Wir helfen bei Einrichtung gesetzeskonformer Prozesse.
Wir unterstützen bei Bedarf mit einem auf Ihr Unternehmen angepassten Kommunikationspaket für Mitarbeiter, Betriebsrat und Führungskräfte.
Der Prozess im Detail
Der Hinweisgeber meldet den Fall anonym oder vertraulich über die digitale system360-Hinweisgeberplattform; er füllt einen Fragebogen online aus und lädt Dateien hoch, die bei der Aufklärung behilflich sein können.
Das System entfernt die Metadaten der Dateianhänge bei einer anonymen Meldung und verschlüsselt die Kommunikation; IP-Adressen und Browserdaten werden DSGVO-konform verarbeitet.
Sie bestimmen einen oder mehrere Unternehmensvertreter, der/die die Meldung erhält/erhalten und intern zuweisen.
Der für den Fall zuständige Mitarbeiter bearbeitet den Fall. Der Austausch mit dem Hinweisgeber findet über die system360-Hinweisgeberplattorm (bei Bedarf anonym), telefonisch oder persönlich statt.
Auch die Kommunikation mit anderen Fachbereichen oder mit externen Beratern und Rechtsanwälten (wie Rückel & Collegen oder system 360) kann gesichert über die Hinweisgeberplattform erfolgen.
Das Ergebnis der internen Untersuchung wird dem Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten gesetzeskonform mitgeteilt (in Ausnahmen auch nach 6 Monaten).
Audit Trails und die DSGVO-konforme Speicherung der Daten sind garantiert.
Unser Hinweisgebermanagement
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Einrichtung des Meldesystems/Bestandsaufnahme
Bei der Einrichtung des Meldesystems erfüllen Sie als Unternehmer die Anforderungen, die das Gesetz an Sie stellt.
Daneben schützen Sie aber auch Ihr Unternehmen, verbessern den Zugang zu Ihren Mitarbeitern und optimieren Ihr Compliance Management-System.
Im Bereich der Mitarbeiterführung ist wichtig: Sie nehmen die Belange der Mitarbeiter ernst, möchten, dass diese mitabreiten, gehört werden.
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Die digitale Hinweisgeberplattform
Unsere digitale Hinweisgeberplattform erfüllt natürlich alle Anforderungen des Gesetzes.
Die Landing-Page lässt sich dabei an Ihr Corporate-Design anpassen. Wir versorgen Sie mit „Marketing“- Material zum Thema Hinweisgeberschutz, um das Thema auch intern bekannt zu machen.
Die komplette Kommunikation zu einem Fall kann gesichert über für alle Beteiligten (interne und extrene Hinweisgeber, Fall-Bearbeiter, Rechtsanwälte, Stakeholder des Unternehmens u.a.) über die Plattform laufen. Die gesamte Kommunikation wird so automatisch revisionssicher und datenschutzkonform gespeichert. Es besteht kein Bedarf für weitere Systeme oder Ablage-Orte.
Fallbearbeitung
system 360 übernimmt für Sie die Bearbeitung aller eingehenden Meldungen:
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Die Kommunikation mit dem Hinweisgeber
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Bewertung der Meldung
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Feststellung des Investigations-Bedarfes
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Empfehlungen zum weiteren Vorgehen aus Ermittler-Sicht
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Rückel & Collegen unternehmen eine rechtliche Erst-Einschätzung bezüglich des Handlungsbedarfes und geben eine Empfehlung zum weiteren außergerichtlichen oder gerichtlichen Vorgehen.
Je nach Ernstlichkeit der Meldung werden die relevanten Abteilungen auf Unternehmensseite eingebunden (Compliance, Legal, Geschäftsführung, Unternehmenssicherheit, etc.)
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Ermittlungen
Nach Absprache mit dem Kunden trägt system 360 Informationen zur Sachverhaltsaufklärung in (ggf. internen) Ermittlungen zusammen, tauscht sich mit dem Hinweisgeber und relevanten Stakeholdern aus. Dabei finden sämtliche Ermittlungen natürlich rechtskonform statt, so dass Ermittlungsergebnisse in ggf. aufkommenden gerichtlichen oder außergerichtlichen Streitigkeiten genutzt werden können. Sofern die Ermittlungsergebnisse Sicherheitslücken oder Schwachstellen in der Prozessorganisation erkennen lassen, so erfolgen Empfehlungen zur Prozessoptimierung, um künftig das Risiko von (bewussten oder unbewussten) Regelverstößen zu minimieren.
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Rechtliche Bearbeitung
Rückel & Collegen übernehmen bei Bedarf die rechtliche Betreuung eines Falles in den Bereichen Wirtschaftsrecht & Steuerecht, Gesellschaftsrecht, Strafrecht & Wirtschaftsstrafrecht, Zivilrecht, Steuerrecht und Arbeitsrecht.
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Mitarbeiterkommunikation
Reden Sie mit Ihren Mitarbeiter, verbessern Sie Ihre Interne Kommunikation- wir helfen dabei bei Bedarf mit unseren Kommunikationsexperten, die Ihr Team verstärken. Denn Hinweisgeberschutz und Compliance geht nicht ohne Dialog.
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Schadensbegrenzende Kommunikation
Wenn durch einen Hinweis ein Regel-/Rechtsverstoß offenbar wird, muss der Schaden hieraus möglichst begrenzt werden.
Rückel & Collegen unterstützen oder übernehmen bei Bedarf die Kommunikation mit der Presse, mit Behörden oder weiteren Interessensgruppen oder unterstützen bei der internen Kommunikation zu relevanten Vorfällen.
Ihre Anforderungen
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Erfüllt alle Anforderungen des HinSchG (u. a. an Datenschutz, Dokumentation, Fristenwahrung)
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Wird von den Mitarbeitern angenommen
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Kostengünstig und effizient
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Bindet alle Ebenen des Unternehmens ein
Unsere Lösung
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Erfüllt alle Anforderungen des HinSchG
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Leicht zu integrieren: Webbasiert, keine IT
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Benutzerfreundlich für Hinweisgeber und alle übrigen Beteiligten
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Optimale Kostenrelation
Ihr Vorteil
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Das Komplettpaket aus einer Hand (digitale Plattform 24/7, Sachbearbeitung, investigative Kompetenz, rechtliche Expertise)
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Keine Notwendigkeit für neue teure Fachkräfte aus dem Bereich Compliance, Legal oder Unternehmenssicherheit
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Über uns
Hinweisgebermanagement.de ist eine Kooperation der Anwaltskanzlei Rückel & Collegen und der Unternehmensberatung system 360.
Wir verbinden anwaltliches Know How und Beratungskompetenz mit unserer digitalen Hinweisgeberplattform und helfen Ihnen so, die Anforderungen des neuen Gesetzes einfach und unkompliziert umzusetzen.
system 360 ist eine hochspezialisierte und stark vernetzte Unternehmensberatung im Bereich der Prävention und Intervention von wirtschaftskriminellen Handlungen. National und international agierende Mandanten schätzen unsere Leistungen im Bereich der Recherche, Analyse und Beratung mit der Zielsetzung, Risiken so weit wie möglich zu vermeiden sowie Sachverhalte umfassend zu analysieren und aufzuklären.
Rückel & Collegen ist eine auf Compliance und Wirtschaftsrecht spezialisierte Anwaltskanzlei. Wir verstehen uns in erster Linie als Berater und betrachten Ihr Unternehmen, die Unternehmensziele und Aufgaben ganzheitlich. Aufgrund unserer eigenen Erfahrungen auf Unternehmensseite und unserer Tätigkeiten im Ausland fokussiert sich unser Handlungsschwerpunkt auf das internationale Wirtschaftsrecht in allen für Unternehmen und Unternehmerpersönlich-keiten relevanten Rechtsgebieten.
Standorte
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Schlüterstraße 36
10629 Berlin
Kardinal-Faulhaber-Str. 15
80333 München
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